للأخصائيين النفسيين
برنامج إدارة العملاء وحجز الجلسات للأخصائيين النفسيين
ملاحظات الجلسات لا يطّلع عليها غيرك، والمواعيد لا تتعارض، والجلسات المنتهية تُعلَّم في الخطة. كل ما يخص العميل في بطاقة واحدة، والخصوصية أولًا.
ما الذي يتراكم على مكتب الأخصائي النفسي؟
ملاحظات الجلسات في مكان يراه الجميع
حفظ الملاحظات في برنامج مشترك أو جدول بيانات يترك قلقًا لا يتفق مع أخلاقيات المهنة.
تقويم الجلسات الأسبوعية
الساعة نفسها كل أسبوع، ولأشهر متواصلة.
التباس الباقات والدفعات
باقة من خمس جلسات، أُجِّلت منها جلستان، ودفعة بالنقد وأخرى بالتحويل.
ماذا يفعل Clinigim حيال ذلك؟
خصوصية ونظام معًا؛ وهذه ميزات تعمل اليوم لا وعود.
الملاحظة السريعة خاصة بكاتبها
لا أحد يقرأ الملاحظة السريعة في بطاقة العميل: لا مالك العيادة ولا موظف الاستقبال ولا زميل. والخادم نفسه يفرض ذلك بالرد 404، فهي ليست مخفية على الشاشة فحسب.
تقويم حسب الغرف دون تعارض
لا يمكن فتح موعد ثانٍ للغرفة نفسها في الوقت نفسه. وتُظهر عروض اليوم والأسبوع والشهر من يأتي ومتى.
خطة الجلسات وما أُنجز منها
أضف الجلسات إلى خطة العميل مرة واحدة، فتعرض البطاقة كم جلسة أُنجزت، مثل 3/8. والمبلغ المدفوع والرصيد في البطاقة نفسها.
صفحة حجز عبر الإنترنت
يرى العملاء أوقاتك الحرة ويحجزون بأنفسهم، فيصل الحجز إلى تقويمك. وإن أردت عربونًا أضفت المبلغ إلى الموعد.
شارة خطر عدم الحضور
الموعد الجديد لعميل سبق أن غاب يحمل تنبيهًا، والتذكير على بعد نقرة واحدة.
نموذج موافقة جاهز للطباعة
اطبع نص الموافقة المستنيرة من بطاقة العميل وأرفق النسخة الموقّعة.
ماذا ينبغي أن يتحقق منه الأخصائي النفسي لحماية سرية العميل؟
ملاحظة الجلسة من أكثر ما يأتمنك عليه العميل حساسية. وبيانات الصحة النفسية من أشد البيانات خصوصية، فإذا اخترت برنامجًا فانظر في قواعد محددة لا في وصف عام مثل «آمن». هذه القواعد تعمل في Clinigim اليوم:
- الملاحظات السريعة لا يراها غير كاتبها. لا أحد سواه، ومالك العيادة وموظف الاستقبال وبقية الممارسين لا يستطيعون فتحها؛ والقاعدة يفرضها الخادم لا إخفاء الشاشة.
- الملاحظات السريرية النصية تُخزَّن مشفّرة، وكل عيادة ترى بياناتها وحدها.
- التحقق بخطوتين متاح عند تسجيل الدخول؛ وتستطيع أن ترى جلساتك المفتوحة وتُخرجها جميعًا دفعة واحدة.
- تحفظ السجلات من أدخلها ومتى، ويستطيع المدير المخوَّل الاطلاع على سجل النشاط.
- تُحفظ موافقات إشعار الخصوصية والعلاج واستخدام الصور والرسائل التسويقية منفصلة، ولا توضع أي علامة مسبقًا.
- يُطوَّر Clinigim ويُشغَّل في تركيا، وتُحفظ البيانات في مراكز بيانات داخل الاتحاد الأوروبي عبر اتصالات مشفّرة. وتفاصيل ذلك في صفحة الأمان وفي اتفاقية معالجة البيانات.
كيف تُتابَع الجلسات الأسبوعية والتأجيل والغياب؟
في العلاج النفسي يأتي العميل غالبًا في الساعة نفسها كل أسبوع ولأشهر، مع تأجيل أو إلغاء بين حين وآخر. ليس في Clinigim خيار للمواعيد المتكررة؛ وإنما تضبط الإيقاع الأسبوعي بخطة علاج:
- افتح خطة علاج في بطاقة العميل وأضف كل جلسة صفًّا بتاريخها المخطط. وتعرض البطاقة كم جلسة أُنجزت، مثل 3/8.
- احجز موعد كل أسبوع من صفه؛ ولا يمكن حجز موعد ثانٍ في الغرفة نفسها في الوقت نفسه.
- انقل موعد الجلسة المؤجلة إلى وقته الجديد، فينتقل تاريخ الصف معه.
- الموعد الذي فات يُعلَّم «لم يحضر»، وتُضاف رسوم عدم الحضور التي تحددها العيادة إن وُجدت. والعميل الذي غاب من قبل تظهر له شارة تنبيه عند الحجز التالي.
- هل تُحسب الجلسة الفائتة من الباقة؟ هذا قرارك، فاذكر القاعدة كتابةً في الجلسة الأولى.
أداة حجز فقط أم برنامج لإدارة العملاء؟
أداة لا تفعل غير استقبال الحجوزات تملأ التقويم. أما برنامج إدارة العملاء فيحفظ أيضًا ما قبل الحجز وما بعده: ملاحظة الجلسة والدفعة والرصيد والموافقة. وللأخصائي النفسي الذي يدير عيادته، أو يعمل مع زملاء، يظهر الفرق في آخر الشهر، في الصندوق وفي الملف. وأسعار الباقات مكتوبة في صفحة الأسعار.
| الحاجة | أداة حجز فقط | Clinigim |
|---|---|---|
| حجز العملاء بأنفسهم | هذه هي مهمتها الأساسية. | نعم؛ رابط واحد يفتح بشعارك. |
| ملاحظات الجلسات | خارج نطاقها. | نعم؛ الملاحظات السريعة لا يراها غير كاتبها. |
| أتعاب الجلسات والرصيد | خارج نطاقها. | نعم؛ المبلغ المدفوع والرصيد في بطاقة العميل. |
| نموذج الموافقة | خارج نطاقه. | نعم؛ يُطبع من البطاقة وتُرفق النسخة الموقّعة ملفًّا. |
| مكالمات الفيديو | توجد في بعض الأدوات. | لا؛ أضف رابط الاجتماع إلى ملاحظة الموعد. |
ماذا تطلب في برنامج إدارة العملاء للأخصائيين النفسيين
ابحث عن قواعد تستطيع التحقق منها لا عن وعود بالخصوصية. ينبغي أن ترى بنفسك جواب كل سؤال خلال التجربة.
هل يقرأ مالك العيادة ملاحظاتك؟
ملاحظة الجلسة الشخصية ينبغي ألا تُفتح لأحد، ولا للمديرين، وأن يفرض الخادم هذه القاعدة.
هل يوجد تحقق بخطوتين؟
كلمة مرور مسروقة وحدها لا ينبغي أن تفتح الحساب.
هل يُسجَّل كل تغيير؟
سجل النشاط ينبغي أن يبيّن من غيّر ماذا ومتى.
هل الموافقات منفصلة؟
إشعار الخصوصية وموافقة العلاج والموافقة التسويقية لا ينبغي أن تشترك في مربع واحد.
هل يُمنع تعارض الغرف؟
جلستان لا ينبغي أن تجتمعا في غرفة مشتركة في الساعة نفسها.
هل الجلسات والدفعات في بطاقة واحدة؟
الجلسات المنجزة والرصيد ينبغي أن يظهرا بنظرة واحدة.
أين تُخزَّن البيانات؟
ينبغي أن ينشر البرنامج مكان بياناته واتفاقية معالجة البيانات.
هل تستطيع أخذ بياناتك إن غادرت؟
قوائم العملاء والدفعات ينبغي أن تُصدَّر إلى Excel.
أدلة ذات صلة
مقالات قصيرة خطوة بخطوة عن موضوعات هذه الصفحة.
كيف تتابع باقات الجلسات؟
كيف تُحفظ باقة من خمس أو عشر جلسات وتأجيلاتها ودفعها في السجل.
كيف تتابع أرصدة المرضى والأقساط؟
متابعة الرصيد والأقساط حين تتراكم أجور الجلسات؛ وما الذي لا يُكتب في رسالة التذكير.
كيف تنقل سجلات المرضى من Excel إلى برنامج؟
الخطوات السبع لنقل قائمة عملائك من Excel إلى البرنامج.
أسئلة يطرحها الأخصائيون النفسيون
- هل صحيح أن أحدًا لا يقرأ ملاحظات جلساتي؟
- الملاحظات السريعة خاصة: لا يقرؤها غير كاتبها، ولا مالك العيادة نفسه. وهذا ليس إعداد ظهور بل قاعدة يفرضها الخادم، فيرفض طلب أي مستخدم آخر. أما معلومات يحتاجها الفريق عن العميل، كطريقة التواصل المفضلة، فتوضع في القسم المشترك من البطاقة، وهو يراه الفريق كله.
- أقدّم علاجًا عبر الإنترنت. هل تفيدني صفحة الحجز؟
- نعم. شارك صفحة الحجز برابط واحد، فيختار العميل وقتًا ويصل الحجز إلى تقويمك وبطاقة العميل. لا يشغّل Clinigim مكالمات الفيديو؛ أضف رابط تطبيق الاجتماع الذي تستخدمه إلى ملاحظة الموعد. والصفحة لا تأخذ مالًا؛ فأنت تقرر كيف تأخذ الأتعاب أو العربون وتسجّله عند وصوله.
- هل يصلح لمركز فيه عدة أخصائيين نفسيين؟
- نعم. لكل أخصائي تقويمه وملاحظاته السريعة الخاصة، ويرى موظف الاستقبال المواعيد دون الملاحظات. تُضبط الأدوار والصلاحيات في شاشة الفريق، ويقرر المالك من يرى الإيرادات والتقارير. والغرف أعمدة منفصلة في التقويم، فلا تُحجز جلسة ثانية في الغرفة نفسها في الوقت نفسه.
- هل أحفظ نموذج موافقة العميل في البرنامج؟
- نعم. اطبع نص الموافقة المستنيرة من بطاقة العميل وأرفق النسخة الموقّعة بالبطاقة ملفًّا. وتُسجَّل موافقات إشعار الخصوصية والعلاج واستخدام الصور والرسائل التسويقية كلٌّ على حدة، ولا توضع أي علامة مسبقًا. أما مضمون نص الموافقة فمسؤوليتك أنت، وننصح بإعداده مع مستشار قانوني يعرف أحكام بلدك.
- هل أتابع أتعاب الجلسات؟ وهل يصدر فواتير؟
- سجّل كل جلسة معاملةً؛ فيُجمع النقد والبطاقة والتحويل كلٌّ على حدة، ويظهر الرصيد في بطاقة العميل، ويجتمع المدينون في قائمة واحدة. لا يصدر Clinigim مستندات رسمية مرتبطة بجهة حكومية؛ فاستخدم برنامج المحاسبة أو محاسبك لهذه المستندات. وتُصدَّر قائمة الحركات إلى Excel ليأخذها محاسبك في آخر الشهر.
- كيف أتذكر عميلًا توقف عن المجيء؟
- حدد عدد الأيام في الإعدادات؛ فالعملاء الذين مضى على آخر جلسة لهم أكثر من ذلك يجتمعون في قائمة الاستدعاء. نقرة واحدة تفتح رسالة واتساب بكلماتك أنت. وتستطيع تخطّي عميل في هذه الجولة أو إزالته من القائمة نهائيًا، فلا يُراسَل من أنهى علاجه عن قصد مرة أخرى.
- كم يكلّف البرنامج؟
- لا توجد باقة خاصة بالأخصائيين النفسيين؛ فعيادة بغرفة واحدة ومركز فيه عدة ممارسين يختاران من الباقات نفسها. تعرض صفحة الأسعار الأسعار بالدولار الأمريكي افتراضيًا، ويمكنك اختيار عملة أخرى هناك. التجربة 14 يومًا مجانًا دون بطاقة، وعند انتهائها لا تُقفل عيادتك.
تخصصات أخرى
برنامج واحد، وكل تخصص موصوف بلغته.
