كيف تتابع أرصدة المرضى والأقساط؟

ما الحقول التي يحتاج إليها سجل الرصيد؟

في الدفتر أو في جدول Excel أو في البرنامج، يتكوّن سطر الدين من الحقول نفسها. وأي حقل ناقص يترك سؤال «متى كان هذا، ومن اتصل به؟» بلا جواب بعد أشهر.

كيف تسجّل دفعة جزئية وخطة تقسيط خطوة بخطوة؟

الدفعة الجزئية وخطة التقسيط صورتان للطريقة نفسها: قسّم المبلغ المتبقي إلى أجزاء واكتب تاريخًا أمام كل جزء. في الدفتر أو في جدول Excel اتبع هذا الترتيب:

1. اكتب العلاج بإجماليه. وإن أُخذ عربون فأدخله في عمود المدفوع واحسب المتبقي.
2. اتفق مع المريض على عدد الأقساط وقسّم المتبقي؛ اكتب تاريخ استحقاق كل قسط ومبلغه.
3. أعطِ المريض مواعيد الأقساط مكتوبة، ليكون هناك سجل مشترك للتواريخ.
4. حين تصل دفعة علّم ذلك القسط مدفوعًا؛ اكتب التاريخ والطريقة والمبلغ المدفوع فعلًا.
5. إذا دفع المريض أقل من القسط أو أكثر، رحّل الفرق إلى القسط التالي ودوّنه؛ لا تمحُه بصمت أبدًا.
6. علّم القسط المتأخر في اليوم نفسه، لتقول القائمة من الذي يحتاج إلى اتصال.

كيف يبقى العربون والباقات والدفع عن كل جلسة منفصلة عن الأرصدة؟

العربون مال يُؤخذ قبل الموعد؛ هو دفعة مقدمة لا دين. إذا كُتب في عمود الرصيد بدا المريض مدينًا بأكثر مما عليه؛ وإذا أُغفل لم يتوازن الصندوق. اكتب العربون في سطر خاص به، واحسبه ضمن المدفوع حين يأتي المريض للعلاج. أما جانب الصندوق فتجده في دليل صندوق نهاية اليوم.

التمييز نفسه يبدو مختلفًا من تخصص إلى آخر. في عيادة الأسنان تتقدم خطة العلاج بندًا بندًا؛ وفي عيادة التجميل يُؤخذ العربون قبل يوم الإجراء؛ والأخصائي النفسي يُدفع له غالبًا عن كل جلسة؛ وأخصائي التغذية يستطيع إبقاء الباقة في سطر واحد. الحقول لا تتغير: الإجمالي والمدفوع والمتبقي والتاريخ. ولمتابعة الجلسات المتبقية من باقة، انظر دليل باقات الجلسات.

المراجعة الأسبوعية للأرصدة والتذكير والتصحيح

يكبر الرصيد ما دام لا أحد ينظر إلى القائمة. مراجعة قصيرة مرة في الأسبوع، في اليوم نفسه وبالشخص نفسه، تكفي. رتّب القائمة بحسب المبلغ المتبقي وأيام التأخير؛ واكتب بجانب كل مريض من سيذكّره ومتى وكيف.

أبقِ رسالة التذكير قصيرة ومهذبة. المعلومات الصحية سر مهني وبيانات شديدة الحساسية، فلا تحمل الرسالة إلا المبلغ وتاريخ الاستحقاق.

• اكتب: اسم المريض، والمبلغ المتبقي، وتاريخ الاستحقاق، وطرق الدفع المتاحة.
• لا تكتب: التشخيص، أو اسم العلاج أو الإجراء، أو الدواء، أو سبب الزيارة.
• أرسل الرسالة إلى رقم المريض نفسه فقط، لا إلى حسابات مشتركة أو مجموعات.

أثناء مراجعة القائمة قد تجد دفعة أُدخلت خطأً؛ المهم أن يترك التصحيح أثرًا. إذا محوت سطرًا في الدفتر وكتبت فوقه بقي سؤال «لماذا لا يتفق الصندوق مع قائمة الأرصدة؟» بلا جواب. اشطب القيد الخاطئ بخط، واكتب بجانبه التاريخ والسبب، وأضف القيد الصحيح تحته؛ والاسترداد أو الإلغاء سطر مستقل أيضًا. وفي جدول Excel تؤدي إضافة سطر تصحيح بدل حذف الصف الوظيفة نفسها.

كيف يتابع Clinigim أرصدة المرضى والأقساط؟

في Clinigim لا يوجد دفتر منفصل للأرصدة والأقساط والعربون؛ كل ذلك يُقرأ من المعاملة نفسها. وميزات الدفع والرصيد تعمل في التطبيق اليوم على النحو الآتي:

• في سطر المعاملة يظهر المبلغ والمدفوع والمتبقي كلٌّ على حدة؛ والحالة مدفوع أو جزئي أو غير مدفوع.
• قائمة المرضى المدينين تعرض اسم المريض وهاتفه ورصيده في سطر واحد. تبحث بالاسم أو الهاتف، وترتّب بحسب الرصيد أو الاسم، وتأخذ دفعة بزر تحصيل؛ ويُملأ المبلغ مسبقًا برصيد المريض. ولوحة التحكم تعرض أيضًا إجمالي الأرصدة المفتوحة وعدد المدينين.
• في معاملة لها رصيد متبقٍ يتيح لك إعداد خطة التقسيط اختيار 2 أو 3 أو 4 أو 6 أو 9 أو 12 قسطًا وإدخال تاريخ الاستحقاق الأول. ويمكنك تعديل التواريخ والمبالغ سطرًا سطرًا.
• حين يُدفع كل قسط تختار الطريقة؛ وفي الدفع بالبطاقة تختار جهاز POS أيضًا. والقسط الذي مضى تاريخ استحقاقه يُعلَّم متأخرًا.
• حين يدفع المريض رصيده عبر تحصيل، يُطبَّق المبلغ على الأقساط المفتوحة بالترتيب؛ ويذكر سطر القسط أنه دُفع من تحصيل رصيد.
• العربون الذي يُعلَّم «تم استلام العربون» في الموعد يصير سجل دفع، ويُدرج أيضًا تحت تبويب تحصيلات العربون في التقارير؛ وهو جزء من التحصيلات أصلًا ولا يُحسب مرتين.
• تبويب التحصيلات المتوقعة في التقارير يعرض الأقساط المتأخرة وأقساط هذا الأسبوع وأقساط المدى الذي تختاره؛ وزر تحصيل الدفعة في السطر يأخذ الدفعة.
• الدفعة الخاطئة تُعكس بزر تراجع؛ فيعود رصيد المريض إلى الارتفاع ويبقى السجل في سجل التدقيق.

الأسئلة الشائعة

هل يمكن متابعة أرصدة المرضى في Excel؟

نعم، إذا كان عدد المرضى قليلًا وكان شخص واحد يتولى السجلات. تكفي أعمدة للمريض والعلاج والإجمالي والمدفوع والمتبقي وتاريخ الاستحقاق. تبدأ المشكلة حين يستخدم عدة أشخاص الملف نفسه ويُحدَّث المتبقي باليد؛ فتبتعد القائمة عن الواقع شيئًا فشيئًا. في البرنامج يتحدّث المتبقي بنفسه مع كل دفعة تُسجَّل.

ماذا أفعل حين يفوّت المريض قسطًا؟

اترك القسط غير مدفوع وسجّل الدفعة بتاريخها الحقيقي حين تصل؛ ولا تؤجّل تاريخ الاستحقاق بصمت. اتصل بالمريض في اليوم نفسه ودوّن التاريخ الجديد الذي اتفقتما عليه. في Clinigim يُعلَّم القسط الذي مضى تاريخه متأخرًا، ويعرض تقرير التحصيلات المتوقعة الأقساط المتأخرة على حدة؛ وزر تحصيل الدفعة في السطر يأخذ الدفعة.

هل يُحسب العربون رصيدًا على المريض؟

لا. العربون مال دفعه المريض مقدمًا ويُحسب مخصومًا من مبلغ العلاج؛ وإذا كُتب دينًا بدا الرصيد أكبر مما هو. أبقِ العربون في سطر خاص به واحسبه ضمن المدفوع حين يُغلق العلاج. في Clinigim يصير العربون المعلَّم «تم استلام العربون» في الموعد سجل دفع، وهو جزء من التحصيلات ويُدرج على حدة في التقارير.

ماذا ينبغي أن تقول رسالة التذكير بالدفع؟

اسم المريض والمبلغ المتبقي وتاريخ الاستحقاق فقط. لا التشخيص ولا اسم العلاج أو الإجراء أبدًا؛ فالمعلومات الصحية سر مهني وبيانات شديدة الحساسية. أرسل الرسالة إلى رقم المريض نفسه فقط. لا يرسل Clinigim تذكيرات واتساب تلقائية بعد؛ وهي قادمة. وحتى ذلك الحين تذكّر المرضى بالهاتف أو برسالة من عندك.

كيف أُعدّ خطة تقسيط في Clinigim؟

في معاملة لها رصيد متبقٍ تضغط إعداد خطة التقسيط. تختار 2 أو 3 أو 4 أو 6 أو 9 أو 12 قسطًا وتدخل تاريخ الاستحقاق الأول؛ فتُعرض التواريخ والمبالغ ويمكنك تعديلها سطرًا سطرًا. والخيار نفسه يُفتح أثناء إنشاء معاملة جديدة. لا يحسب Clinigim فوائد تأخير، ولا يتولى الكمبيالات أو تحصيل الديون.