كيف تُطابق صندوق العيادة في نهاية اليوم؟

ما الذي يُراجع في نهاية اليوم؟

يدخل المال إلى العيادة بثلاث طرق: نقدًا، وبالبطاقة، وبالتحويل البنكي أو المحفظة الإلكترونية. ولكل طريقة طريقة تحقق مختلفة، لذلك تُبقى الإجماليات منفصلة. والمبلغ الذي تتركه في الدرج أول اليوم ليس دفعة؛ اطرحه من العدّ، وإلا بدا النقد أعلى مما هو. القائمة أدناه.

كيف تُغلق اليوم خطوة بخطوة؟

الترتيب واحد مع الدفتر ومع البرنامج. والفرق مع البرنامج أن إجماليات الخطوة الخامسة تأتي جاهزة.

1. تأكد من أن لا معاملة ناقصة من السجل: كل علاج ودفعة وعربون في اليوم يجب أن يكون مكتوبًا.
2. عدّ النقد في الدرج واطرح المبلغ الذي تُرك فيه أول اليوم.
3. خذ إجمالي إغلاق اليوم من كل جهاز POS؛ اكتب الأجهزة منفصلة.
4. طابق التحويلات مع كشف الحساب البنكي أو إشعارات المحفظة.
5. احسب من السجل إجمالي النقد وإجمالي البطاقة وإجمالي التحويل.
6. قارن النقد المعدود وإجماليات الأجهزة بالإجماليات المسجَّلة؛ اكتب الفرق لكل بند على حدة.
7. إن وُجد فرق فابحث عن سببه أو دوّنه؛ لا تتركه إلى اليوم التالي.
8. سلّم الصندوق: من عدّ يوقّع أو يحفظ التقرير، ومن يراجع ينظر في الإجماليات.

أين تبحث حين يكون هناك فرق؟

الفرق في الغالب ليس خطأً كبيرًا بل زلة صغيرة في التسجيل. اقرأ الفرق الصغير العابر والفرق المتكرر قراءة مختلفة: دوّن للمتكرر أي بند، وفي أي وقت من اليوم، وفي مناوبة من. ابحث في هذه أولًا:

• قد تكون طريقة الدفع خاطئة: قُبض نقدًا وسُجّل بطاقة.
• قد تكون دفعة مقسومة كُتبت تحت طريقة واحدة: نصفها نقدًا ونصفها بطاقة.
• قد تكون دفعة مرّت على جهاز سُجّلت على جهاز آخر.
• أُعطي الباقي للمريض لكن السجل أُدخل بالمبلغ كاملًا.
• عربون أو استرداد لم يُكتب في سطر خاص به.
• معاملة حُذفت أو صُحّحت أثناء اليوم.

ما الذي يتغير مع عدة أجهزة وأطباء وأشخاص؟

الصندوق يبقى واحدًا؛ وطرق دخول المال تتعدد. سمِّ كل جهاز POS، باسم بنكه مثلًا، وقارن إجماليات الإغلاق لكل جهاز؛ فيبقى الفرق مع الجهاز الذي جاء منه. عدد الغرف أو الكراسي لا يغيّر الصندوق؛ فالمال يُجمع بحسب طريقة الدفع لا بحسب مكان كسبه. وإن أردت أيضًا إيراد كل طبيب فاكتب الطبيب المسؤول في كل معاملة.

في العيادة الصغيرة يعدّ شخص واحد ويسجّل؛ وهذا ليس مشكلة. ومع أكثر من شخص افصل العدّ عن المراجعة: موظف الاستقبال يعدّ ويسجّل، وصاحب العيادة ينظر في الإجماليات. مع الدفتر تكون الخطوة الخامسة أطول الخطوات؛ أما برنامج متابعة المرضى الذي يجمع المواعيد والمدفوعات والأرصدة في مكان واحد فيستخرج ذلك الإجمالي من السجلات.

الجزء الذي لم يدفعه المريض لا يدخل الصندوق؛ بل يُتابع على حدة رصيدًا مفتوحًا. ولذلك انظر دليل أرصدة المرضى والأقساط. ومال الباقة يدخل الصندوق يوم قبضه، بينما تُعطى الجلسات لاحقًا؛ ولمتابعة الجلسات المتبقية انظر دليل باقات الجلسات.

كيف تبدو نهاية اليوم في Clinigim، وما الذي لا يفعله؟

في Clinigim تُسجَّل كل معاملة بمبلغها وطريقة دفعها، أي نقدًا أو بطاقة ائتمانية أو تحويلًا بنكيًا؛ والدفعة المقسومة تُدخل في معاملة واحدة بأكثر من طريقة. والإجماليات تأتي من هذه السجلات؛ فلا تجمعها باليد. وميزات الدفع والصندوق تعمل في التطبيق اليوم على النحو الآتي:

• بطاقة الحالة النقدية في لوحة التحكم تعرض تحصيلات اليوم نقدًا وبطاقة ائتمانية وتحويلًا بنكيًا كلًّا على حدة، مع حصة كل طريقة والإجمالي.
• في شاشة المعاملات تختار اليوم أو أمس أو هذا الأسبوع أو هذا الشهر أو مدى مخصصًا؛ فتعرض بطاقات إجمالي التحصيل، ونقدًا، وبطاقة ائتمانية، وتحويل بنكي، وإجمالي المتبقي، وعدد المعاملات ذلك المدى. ويمكنك الترشيح بحسب الطبيب وطريقة الدفع والحالة وجهاز POS.
• إذا اخترت جهاز POS في دفعة بالبطاقة، عرض تقرير POS إجمالي كل جهاز وعدد معاملاته على حدة.
• يختار صاحب العيادة تاريخًا في تقرير نهاية اليوم ويحمّل تقرير ذلك اليوم ملف Excel.
• العربون المعلَّم «تم استلام العربون» في الموعد يُسجَّل دفعة؛ ويُدرج أيضًا تحت تبويب تحصيلات العربون في التقارير ولا يُحسب مرتين في الإجمالي.
• الدفعة الخاطئة تُعكس بزر تراجع؛ ويبقى السجل في سجل التدقيق.

ليس في Clinigim شاشة إغلاق تُدخل فيها النقد المعدود أو الفرق، وهو لا يقفل الصندوق: تعدّ النقد وإغلاق الأجهزة بنفسك وتقارنهما بالإجمالي الذي يعرضه البرنامج. ومن يرى المبالغ في لوحة التحكم تحدده الصلاحيات. لا يُصدر Clinigim فواتير ضريبية ولا يحل محل أي جهاز صندوق معتمد؛ وللمستندات الرسمية اسأل محاسبك.

الأسئلة الشائعة

هل يجب مطابقة الصندوق كل يوم؟

هل هناك التزام محاسبي أو ضريبي بذلك؟ هذا سؤال لمحاسبك. أما لترتيب الصندوق فإن المطابقة اليومية تُبقي الفرق صغيرًا وسببه سهل التذكر. وإذا أُجريت المراجعة مرة في الأسبوع وظهر فرق، فإن معرفة أي يوم وأي دفعة يخصها تصير أصعب بكثير، ويضيع وقت أكثر في البحث.

ماذا أفعل حين يكون هناك فرق في الصندوق؟

انظر في طريقة الدفع أولًا: نقد سُجّل بطاقة، والعكس، هو أول ما يُراجع. ثم راجع الدفعات المقسومة، والإجماليات المنفصلة لكل جهاز POS، والباقي المُعطى، والمعاملات المحذوفة. وإن لم تجد السبب فدوّن المبلغ والتاريخ واسم من عدّ؛ فالفرق المتكرر يشير إلى مشكلة في الروتين لا إلى صدفة.

هل يُحتفظ بالنقد والبطاقة صندوقين منفصلين؟

نعم. النقد يُعدّ؛ ودفعات البطاقة يُتحقق منها بإجمالي إغلاق الجهاز. فالاثنان يُراجعان بطريقتين مختلفتين، وإذا خُلطا لم يُعرف سبب الفرق. والتحويلات تُطابق على حدة مع كشف الحساب. في Clinigim تُسجَّل كل معاملة نقدًا أو بطاقة ائتمانية أو تحويلًا بنكيًا، وبطاقة الحالة النقدية في لوحة التحكم تعرض الثلاثة منفصلة.

هل أستطيع مسك عدّ نهاية اليوم في Excel؟

نعم. تكفي أعمدة للتاريخ والمريض والمبلغ وطريقة الدفع؛ وفي نهاية اليوم تجمع بحسب الطريقة. تبدأ الصعوبة حين يكتب عدة أشخاص في الملف نفسه ولا تترك التصحيحات أثرًا، فيصعب معرفة من غيّر ماذا. في Clinigim تكون السجلات مقسومة بحسب طريقة الدفع أصلًا، وتقرير نهاية اليوم يُصدَّر إلى Excel.

من يستطيع أخذ تقرير نهاية اليوم في Clinigim؟

زر تقرير نهاية اليوم في شاشة صاحب العيادة؛ يختار تاريخًا ويحمّل التقرير ملف Excel. وهل يرى الموظفون المبالغ في لوحة التحكم؟ تحدده الصلاحيات؛ والموظف الذي لا يملك الصلاحية لا تُعرض له المبالغ. ليس هناك شاشة إغلاق تُدخل فيها النقد المعدود؛ تعدّ بنفسك وتقارن بإجمالي البرنامج.