ما الفرق بين باقة الجلسات والجلسة المفردة؟
الجلسة المفردة علاج يُدفع ثمنه ويُنجز في اليوم نفسه. أما باقة الجلسات فعدة جلسات تُباع مقدمًا بسعر واحد؛ ولا ينتهي المال والخدمة في اليوم نفسه. قد يدفع المريض ثمن الباقة اليوم ويأخذ الجلسات على مدى أسابيع، أو يأخذ الجلسات بينما يكمل الدفع بالأقساط.
لهذا يُحتفظ بعدّادين منفصلين: الجلسات المتبقية والمبلغ المتبقي. وهما يتحركان مستقلَّين. مريض دفع ثمن الباقة كلها قد يكون أخذ ثلاث جلسات؛ ومريض أخذ ست جلسات قد يكون دفع النصف. وإذا حُفظا رقمًا واحدًا كان أحدهما خاطئًا دائمًا. والبنية نفسها تظهر في باقة العميل عند أخصائي التغذية، وباقة الجلسات عند الأخصائي النفسي، ودورة العلاج عند أخصائي العلاج الطبيعي، وباقة الليزر أو العناية بالبشرة في صالون التجميل.
ما الحقول التي يحتاج إليها سجل الباقة؟
في الدفتر أو في جدول Excel أو في البرنامج، الباقة سطر واحد. وأي حقل ناقص يترك سؤال «كم جلسة بقيت لي، وإلى متى كانت صالحة؟» بلا جواب بعد أشهر. الحقول أدناه تكفي؛ والقيم التوضيحية تبيّن سجل باقة واحدة من 8 جلسات.
| الحقل | لماذا يهم | مثال |
|---|---|---|
| الاسم والهاتف | يربط الباقة بالشخص الصحيح؛ ولا بد منه للتذكير. | سارة م.، الهاتف في السجل |
| اسم الباقة وتاريخ البيع | يبيّن ما الذي بيع ومتى. | باقة 8 جلسات، 3 تشرين الأول |
| إجمالي الجلسات | كل ما بيع من جلسات. | 8 |
| الجلسات المستخدَمة | عدد الجلسات التي أُعطيت. | 3 |
| الجلسات المتبقية | يُقرأ من السجل حين يسأل المريض «كم بقي لي؟». | 5 |
| سعر الباقة | البيع كله. | 1,200,000 |
| المدفوع والمتبقي | يتابع الدفع بمعزل عن عدد الجلسات. | 800,000 مدفوع، 400,000 متبقٍ |
| تاريخ الانتهاء | يبيّن متى تنتهي الباقة؛ فلا نزاع على الانتهاء لاحقًا. | 3 نيسان |
| تواريخ الجلسات | يبيّن أي جلسة أُعطيت ومتى. | 3 و10 و17 تشرين الأول |
كيف تخصم جلسة، وماذا تراجع مرة في الأسبوع؟
يُجرى الخصم بعد الجلسة مباشرة، لا يُترك إلى نهاية اليوم. والترتيب واحد في الدفتر وفي جدول Excel:
- حين يصل المريض افتح سطر الباقة؛ تحقق من أن الجلسات المتبقية فوق الصفر وأن تاريخ الانتهاء لم يمضِ.
- بعد الجلسة اكتب تاريخها في قائمة الجلسات.
- أضف واحدًا إلى الجلسات المستخدَمة واطرح واحدًا من المتبقية؛ حدّث الاثنين معًا.
- أخبر المريض بعدد الجلسات المتبقية واحجز الموعد التالي في الحال.
- حين تصل الجلسات المتبقية إلى الصفر أغلق الباقة؛ وإن لم يكتمل الدفع بقي المبلغ المتبقي في قائمة الأرصدة.
مرة في الأسبوع، في اليوم نفسه، أجرِ مراجعة قصيرة. اعرض الباقات التي نزلت إلى جلسة أو جلستين، والباقات التي يقع تاريخ انتهائها في الأسابيع القادمة، والمرضى الذين لم يأتوا منذ مدة طويلة بعد آخر جلسة؛ وحدد الحدود بما يناسب عيادتك.
المجموعة الأولى تحتاج إلى حديث عن التجديد، والثانية إلى تذكير بالانتهاء، والثالثة إلى مكالمة هاتفية.
كيف تتابع باقة مدفوعة مقدمًا أو بالأقساط أو بعربون؟
الدفع سجل مستقل بمعزل عن عدد الجلسات: سعر الباقة والمدفوع والمتبقي. ومواعيد الأقساط والأقساط المتأخرة والدفعات الجزئية مشروحة خطوة بخطوة في دليل أرصدة المرضى والأقساط. أما ما يخص الباقات فهو كيف تظهر طرق الدفع الثلاث في السجل:
- مدفوعة مقدمًا: سعر الباقة كله يدخل في حقل المدفوع؛ والمتبقي صفر.
- بالأقساط: يُكتب كل قسط بتاريخه ومبلغه؛ وهل تُعطى الجلسات قبل دفع قسط أم لا يُقرَّر عند البيع.
- بعربون: يُكتب العربون في سطر خاص به ويُحسب ضمن المدفوع حين تُباع الباقة.
مال الباقة يدخل الصندوق يوم قبضه، لا يوم إعطاء الجلسة. ولتبقى إجماليات النقد والبطاقة والتحويل متطابقة، اتبع الترتيب في دليل صندوق نهاية اليوم.
كيف تتعامل مع الجلسات الفائتة والملغاة والمنتهية؟
الجواب عن هذه الحالات يخص العيادة. المهم أن تُقال القاعدة للمريض عند البيع، وتُكتب، وتُطبَّق على الجميع بالطريقة نفسها؛ فلا البرامج ولا الأدلة تضع القاعدة بدلًا منك.
- الجلسة الفائتة: قرر مقدمًا هل تُخصم من الباقة. إن خُصمت فأضف واحدًا إلى المستخدَم ودوّن «لم يحضر»؛ وإن لم تُخصم فأعد جدولة الجلسة.
- الجلسة الملغاة مسبقًا: قل عند البيع كم من الوقت تقبل الإشعار قبل الموعد، واكتب هل يُخصم الإلغاء داخل تلك المهلة.
- الباقة المنتهية: قل عند البيع هل تسقط الجلسات المتبقية أم تُمدَّد حين يمضي تاريخ الانتهاء. وعلّم في المراجعة الأسبوعية الباقات التي مضى تاريخها وبقيت فيها جلسات على حدة.
- الباقة المتوقفة في منتصفها: إن أعدت المال فاكتب مسبقًا بأي سعر تُحسب الجلسات المستخدَمة. والاسترداد يُسجَّل في سطر خاص به بمبلغه وسببه؛ ولا يُحذف السطر القديم.
التزامات الاسترداد والانسحاب بموجب قواعد حماية المستهلك خارج هذا المقال؛ اسأل مستشارك القانوني.
كيف يتابع Clinigim باقات الجلسات، وما الذي لا يفعله؟
ليس في Clinigim سجل منفصل اسمه «باقة جلسات» ولا عدّاد يخصم الجلسات المتبقية بنفسه. تحتفظ بالباقة خطة علاج في بطاقة المريض: أعطِ الخطة اسم الباقة وأضف سطرًا لكل جلسة. وفي برنامج متابعة المرضى تعمل متابعة الباقات اليوم على النحو الآتي:
- في تبويب خطة العلاج في بطاقة المريض تفتح خطة جديدة وتكتب اسم الباقة عنوانًا لها. كل جلسة سطر: الخدمة، والكمية، وسعر الوحدة، والطبيب اختياريًا، والتاريخ المخطط، وملاحظة. السطر يُعلَّم منجزًا كله؛ ولعدّ الجلسات واحدة واحدة أضف سطرًا منفصلًا لكل جلسة.
- إنشاء موعد في سطر يفتح موعد الجلسة؛ ويرتبط الموعد بالسطر ويحدد تاريخه. والسطر الذي مضى تاريخه المخطط يُعلَّم متأخرًا.
- حين تُعطى الجلسة تعلّم السطر منجزًا. وخيار منجز — إنشاء معاملة يفتح نموذج المعاملة مملوءًا بخدمة السطر ومبلغه، ويربط المعاملة المحفوظة بالسطر. وإن كنت بعت الباقة معاملة واحدة فعدّ الجلسات بخيار منجز (بدون معاملة)؛ فلا يدخل الصندوق شيء إضافي.
- بطاقة خطة العلاج النشطة في تبويب نظرة عامة في بطاقة المريض تعرض السطور المنجزة والإجمالية، وشريط تقدم، والسطور الأربعة الأولى. والمربعات فوق البطاقة تعرض المدفوع والرصيد المستحق؛ وإن كانت هناك أقساط ظهر تاريخ القسط التالي أيضًا.
- إجمالي الخطة ومنجزها ومتبقيها يعرض قيمة العمل لا المدفوعات. أما الدفع والرصيد والأقساط فعلى جانب المعاملة: المرضى المدينون، وإعداد خطة التقسيط، و«تم استلام العربون» في الموعد.
- يمكنك كتابة قواعد الباقة في ملاحظة الخطة، وطباعة الخطة، وجعل المريض يوقّعها؛ وفي النسخة المطبوعة سطر لاسم المريض وتوقيعه.
- يُعلَّم الموعد «عدم الحضور» أو «ملغى»، وتُرشَّح القائمة بهاتين الحالتين. وإن حددت العيادة رسوم عدم الحضور أمكن تطبيقها عند التعليم بعدم الحضور. وعرض خطط العلاج وتعديلها صلاحيتان منفصلتان للموظفين.
لا يعدّ Clinigim الجلسات المتبقية بنفسه في الموعد أو في بطاقة المريض، ولا يقدّم قالبًا يعرّف الباقة مرة ويطبّقها على كل مريض، وليس فيه حقل لتاريخ الانتهاء ولا تنبيه بالانتهاء. تعلّم الجلسات سطرًا سطرًا، وتكتب مدة الصلاحية في ملاحظة الخطة، وتجري المراجعة الأسبوعية بنفسك؛ وهل تُخصم الجلسة الفائتة من الباقة قرارك أنت أيضًا. تذكيرات واتساب التلقائية ليست متاحة بعد؛ وهي قادمة. وحتى ذلك الحين تذكّر المرضى بالهاتف أو برسالة من عندك. لا يُصدر Clinigim فواتير ضريبية؛ وللمستندات الرسمية اسأل محاسبك.
الأسئلة الشائعة
- هل يمكن متابعة باقات الجلسات في Excel؟
- نعم، إذا كانت الباقات قليلة وكان شخص واحد يتولى السجلات. تكفي أعمدة للاسم وإجمالي الجلسات والمستخدَم والمتبقي وسعر الباقة والمدفوع وتاريخ الانتهاء. تبدأ المشكلة حين يستخدم عدة أشخاص الملف نفسه وتُحدَّث الجلسات المتبقية باليد؛ فتبتعد الأرقام عن الواقع. في Clinigim تحتفظ بالباقة خطة علاج وترى التقدم في بطاقة المريض.
- هل تُخصم الجلسة الفائتة من الباقة؟
- هذا قرار العيادة؛ والمهم أن تذكر القاعدة عند البيع وتبقيها مكتوبة. بعض العيادات تخصم الجلسة الفائتة، وبعضها يعيد جدولتها. إن خُصمت فأضف واحدًا إلى الجلسات المستخدَمة ودوّن «لم يحضر». في Clinigim يُعلَّم الموعد «عدم الحضور» ويمكن تطبيق رسوم عدم الحضور إن حددتها العيادة، لكن خصم سطر الخطة من الباقة قرارك أنت.
- ماذا يحدث للجلسات المتبقية حين تنتهي الباقة؟
- قاعدة العيادة هي التي تقرر: قد تسقط الجلسات، أو تُمدَّد، أو تُجدَّد مقابل رسم. وأيًّا كان اختيارك فاذكره مكتوبًا عند البيع مع تاريخ الانتهاء. ليس في Clinigim حقل منفصل لتاريخ الانتهاء ولا تنبيه بالانتهاء؛ تكتب التاريخ في ملاحظة الخطة وتجد الباقات التي أوشكت على الانتهاء بنفسك في المراجعة الأسبوعية.
- كيف تُتابع باقة الجلسات في Clinigim؟
- تفتح خطة علاج في بطاقة المريض، وتكتب اسم الباقة عنوانًا لها، وتضيف سطرًا لكل جلسة. وحين تُعطى الجلسة تعلّم سطرها منجزًا؛ ويعرض تبويب نظرة عامة السطور المنجزة والإجمالية مع مربعي المدفوع والرصيد المستحق. ليس هناك سجل منفصل لباقة الجلسات ولا عدّاد يخصم الجلسات المتبقية بنفسه؛ العدّ سطرًا سطرًا بيدك.
- إذا دُفعت الباقة بالأقساط، متى تبدأ الجلسات؟
- تقرر ذلك عند البيع: قد تبدأ الجلسات مع الدفعة الأولى، أو تُفتح بعد دفع مبلغ معيّن. وأيًّا كانت القاعدة فأبقِها مكتوبة. في Clinigim تختار في معاملة بيع الباقة 2 أو 3 أو 4 أو 6 أو 9 أو 12 قسطًا بإعداد خطة التقسيط وتدخل تاريخ الاستحقاق الأول؛ وتُعلَّم الجلسات على حدة في خطة العلاج.
صفحات ذات صلة
جرّب Clinigim مجانًا 14 يومًا
دون بطاقة · إعداد في دقيقتين