كيف تنقل سجلات المرضى من Excel إلى برنامج؟

ما المخاطر ما دامت قائمة المرضى في Excel؟

قائمة المرضى ليست دفتر عناوين عاديًا. المعلومات الصحية سر مهني تُلزم أخلاقيات المهنة بحفظه، وقد تفرض عليك الجهات الصحية في بلدك التزامات إضافية؛ وفي الحالتين يُتوقع من العيادة أن تتخذ تدابير تقنية وتنظيمية ضد الاطلاع غير المشروع. وفي ملف Excel يُترك معظم تلك التدابير لعناية من يستخدمه:

• الملف المرسَل بالبريد أو بتطبيق مراسلة يترك نسخة على كل جهاز يصل إليه.
• الملف على سطح المكتب مفتوح لكل من يشغّل ذلك الحاسوب؛ وكلمة سر الملف لا تُضبط غالبًا، أو يعرفها الجميع.
• بلا نسخة احتياطية تذهب القائمة مع قرص تعطّل أو حاسوب محمول ضاع؛ ومع النسخة الاحتياطية يصير مكان حفظها المشكلة التالية.
• لا سبيل إلى استرجاع النسخة التي بقيت مع موظف ترك العمل.

الانتقال إلى برنامج لا يرفع هذه المسؤولية؛ لكنه يربط الوصول بشخص ويحفظ أثرًا. يُطوَّر Clinigim ويُشغَّل في تركيا؛ وتُحفظ البيانات في مراكز بيانات داخل الاتحاد الأوروبي عبر اتصال مشفّر. كل عيادة لا ترى إلا بياناتها، والملاحظات السريرية الحرة تُخزَّن مشفّرة، والتحقق بخطوتين متاح عند تسجيل الدخول. التفاصيل في صفحة الأمان؛ وللصورة الكاملة عن التزاماتك تحدث إلى مستشار قانوني.

كيف تجهّز ملف Excel قبل الاستيراد؟

معظم مشكلات الاستيراد تأتي من الملف نفسه: خلايا مدمجة، وصفان للشخص نفسه، وتواريخ وأرقام هواتف مكتوبة بصيغ مختلفة في العمود نفسه. قبل الرفع اعمل نسخة من الملف، واترك الأصل كما هو، ورتّب النسخة هكذا: الصف الأول يحمل عناوين الأعمدة، وكل صف بعده يحمل مريضًا واحدًا بالضبط.

الجدول أدناه يبيّن الأعمدة السبعة التي يتعرّف عليها Clinigim في استيراد المرضى. يتعرّف الاستيراد تلقائيًا على العناوين المكتوبة بالعربية كما في القالب، وكذلك بالإنجليزية أو بالتركية؛ وإن سمّيت عمودًا باسم آخر فتطابقه بيدك في المعاينة، وهو أمر دقيقة واحدة. وعمود «الاسم الكامل» الواحد يُقبل أيضًا؛ فيدخل الاسم كله في حقل الاسم الأول.

لا يُستورد عمود رقم الهوية ولا عمود الجنس؛ فليس في سجل المريض في Clinigim حقلان كهذين، والمعاينة تقول إنها رأت هذين العمودين ولن تستخدمهما. وعدم نقل بيانات حساسة لا تحتاج إليها إلى النظام الجديد ممارسة جيدة على كل حال.

ملفات .xls القديمة لا تُقرأ؛ افتح الملف في Excel واحفظه مصنف Excel (.xlsx). وإن استخدمت CSV فقد يكون الفاصل فاصلة منقوطة أو فاصلة؛ والحروف العربية تُقرأ صحيحة.

الانتقال من Excel إلى برنامج في 7 خطوات

يُنجز الانتقال في يوم واحد؛ والجزء الذي لا يُستعجل هو المراجعة في النهاية. الترتيب:

1. اعمل نسخة من الملف؛ واستورد دائمًا من النسخة.
2. نظّف النسخة: احذف الصفوف الفارغة والعناوين الفرعية، وافصل الخلايا المدمجة، واختصر الصفوف المكررة للشخص نفسه إلى صف واحد.
3. سمِّ عناوين الأعمدة بأسماء الجدول أعلاه؛ واحذف الأعمدة التي لن تستخدمها.
4. ارفع أولًا ملف تجربة صغيرًا من عشرة صفوف. وإن كانت النتيجة خاطئة فتراجع عن الاستيراد وأصلح الملف.
5. ارفع الملف الكامل. راجع مطابقة الأعمدة، وراجع في المعاينة كل صف معلَّم تحذيرًا أو خطأً أو مريضًا موجودًا، صفًّا صفًّا.
6. أكّد؛ وفي اليوم نفسه قارن بضع بطاقات مرضى عشوائية بالملف القديم.
7. لمدة أسبوع أدخل السجلات الجديدة في البرنامج فقط، وافتح الملف القديم للمراجعة فحسب؛ ثم أرشفه أو احذفه بأمان.

لا تُدخل السجل نفسه في مكانين؛ فالجدال حول أي السجلين صحيح أغلى خطأ في الانتقال. وإن قررت حذف الملف القديم فتذكر النسخ في مرفقات البريد وعلى الهواتف وفي النسخ الاحتياطية. أما مدة حفظ السجلات الواجبة فمسألة قانونية مستقلة؛ اسأل محاسبك أو مستشارك القانوني قبل الحذف.

كيف تنقل المعاملات السابقة والأرصدة المفتوحة؟

بعد دخول قائمة المرضى يأتي المال. لست مضطرًا إلى نقل كل دفعة سابقة لكل مريض؛ انقل على الأقل الأرصدة التي ما زالت مفتوحة اليوم، لتكون قائمة الأرصدة صحيحة من اليوم الأول. وكيف يُتابع الرصيد مشروح في دليل أرصدة المرضى والأقساط.

في استيراد المعاملات في Clinigim كل صف معاملة واحدة. إن طابق الهاتف مريضًا مسجلًا كُتبت المعاملة لذلك المريض؛ وإن لم يطابق أُنشئ المريض تلقائيًا. والفرق بين المبلغ والمدفوع يظهر رصيدًا متبقيًا على المريض.

يقبل استيراد المعاملات حتى 10,000 صف و15 ميغابايت لكل ملف؛ وقسّم الملف الأكبر إلى اثنين. يمكنك تخطي الصفوف المعيبة واستيراد الباقي، وتحميل تقرير بالصفوف التي فيها مشكلات. خطط التقسيط لا تُستورد؛ بعد استيراد الرصيد المفتوح تُعدّها من جديد في المعاملة بإعداد خطة التقسيط. وباقات الجلسات الجارية تُفتح من جديد خطط علاج في بطاقة المريض؛ وكيف تُحفظ في دليل باقات الجلسات.

كيف يعمل الاستيراد والتصدير في Clinigim، وما الذي لا يفعله؟

عند الانتقال إلى Clinigim تجري الخطوات أعلاه في هذه الشاشات. كل نقطة هي ما يفعله التطبيق اليوم؛ والبرنامج كله موصوف في صفحة برنامج متابعة المرضى.

• في شاشة المرضى تختار استيراد المرضى من Excel من قائمة إجراءات سريعة في الأعلى. وخيار تحميل القالب في القائمة نفسها يعطيك ملف Excel من سبعة أعمدة بلغة عيادتك. ويجوز أن يكون الملف .xlsx أو .csv؛ بحد أقصى 5 ميغابايت و2,000 صف.
• في المعاينة تقف حقول Clinigim في جانب وأعمدة ملفك في الجانب الآخر، مطابَقة مسبقًا؛ وتغيّر المطابقة إن كانت خاطئة أو لم تُطابق عناوينك تلقائيًا. وكل صف يُعلَّم جاهزًا أو تحذيرًا أو خطأً أو مريضًا موجودًا؛ ويمكنك إصلاح الصف هناك أو تخطيه.
• يُعرف المريض الموجود حين يتطابق الهاتف، أو البريد الإلكتروني، أو الاسم مع تاريخ الميلاد. والافتراضي هو التخطي؛ ويمكنك اختيار الإضافة على أي حال. والاسم وحده لا يكفي.
• حين تؤكد يُضاف المرضى دفعة واحدة؛ وإن فشل أي شيء لم يُضف أحد. ويمكن التراجع عن الاستيراد بنقرة واحدة خلال 24 ساعة: لا يُحذف المرضى المضافون بل يصيرون غير نشطين. وإن أُضيفت إلى أولئك المرضى معاملة أو موعد أو ملف أو موافقة موقعة رُفض التراجع.
• المعاملات السابقة تدخل عبر استيراد Excel في قائمة إجراءات سريعة في شاشة المعاملات. وهذا الاستيراد يمكن التراجع عنه أيضًا خلال 24 ساعة؛ ويُرفض متى أُضيفت خطة تقسيط أو دفعة فوق معاملة مستوردة.
• الاستيراد يجريه من أعطاهم صاحب العيادة صلاحية استيراد المرضى. أما التصدير فمفتوح لصاحب العيادة وحده: المرضى، والمعاملات، والمواعيد، والمصروفات، والمدينون، ونهاية اليوم تُصدَّر إلى Excel (.xlsx). وإن تركت البرنامج بقيت سجلاتك معك.

لا يستورد Clinigim المواعيد ولا خطط العلاج ولا ملفات المرضى ولا الموافقات الموقعة؛ تُدخل المواعيد القادمة في التقويم بنفسك. وهو لا يتصل ببرنامجك القديم لسحب البيانات؛ فالانتقال يمر دائمًا عبر ملف. ولا يرتبط Clinigim بأي نظام صحي حكومي ولا يرسل بيانات إليه؛ فإن طلبت الجهات الصحية في بلدك إبلاغًا إلى نظام رسمي فقد تحتاج إلى نظام مخصص لذلك إلى جانب Clinigim.

الأسئلة الشائعة

هل حفظ سجلات المرضى في Excel آمن؟

الملف نفسه ليس آمنًا ولا غير آمن؛ مكانه ومن يفتحه هما اللذان يقرران. المعلومات الصحية سر مهني وبيانات شديدة الحساسية: لا ترسل الملف بالبريد، واحمِه بكلمة سر، وشاركه مع من يحتاج إليه فقط، واعمل له نسخة احتياطية بانتظام. وإن كان عدة أشخاص يستخدمون الملف نفسه فالانتقال إلى برنامج يربط الوصول بشخص ويحفظ أثر التغييرات هو الطريق الأسهل.

ماذا لو أخطأت أثناء الاستيراد؟

في Clinigim يمكنك التراجع عن الاستيراد بنقرة واحدة خلال 24 ساعة من تأكيده. لا يُحذف المرضى المضافون بل يصيرون غير نشطين؛ تصلح الملف وترفعه من جديد. وإن أُضيفت إلى أولئك المرضى معاملة أو موعد أو ملف أو موافقة موقعة رُفض التراجع، لأن العيادة بدأت العمل بتلك السجلات. لهذا نقترح البدء بتجربة من عشرة صفوف.

هل يُستورد رقم الهوية والجنس أيضًا؟

لا. ليس في سجل المريض في Clinigim حقل لرقم الهوية ولا للجنس؛ والحقول المستوردة هي الاسم واللقب والهاتف والبريد الإلكتروني وتاريخ الميلاد والملاحظات والعنوان. وإن كان في ملفك هذان العمودان فإن المعاينة تبيّن أنها رأتهما ولن تستخدمهما. الاسم الأول وحده مطلوب؛ وكل عمود آخر يجوز تركه فارغًا دون أي مشكلة.

كيف أنقل المرضى من برنامجي القديم؟

حمّل قائمة المرضى من شاشة التصدير في برنامجك القديم ملف Excel أو CSV؛ وإن لم يكن هناك خيار كهذا فاطلب الملف من مزوّدك. طابق عناوين الأعمدة بأسماء القالب ونظّف النسخة. لا يتصل Clinigim بالبرنامج القديم مباشرة؛ فالانتقال يمر دائمًا عبر ملف. والمواعيد وخطط العلاج لا تُستورد؛ تُدخل المواعيد القادمة في التقويم بنفسك.

هل أستخدم Excel أم CSV للاستيراد؟

كلاهما يصلح. يمكنك رفع ملف Excel (.xlsx) كما هو؛ وتمر التواريخ بالصيغة التي يعرفها Excel. وفي CSV قد يكون الفاصل فاصلة منقوطة أو فاصلة، والحروف العربية تُقرأ صحيحة. احفظ ملف .xls القديم بصيغة .xlsx أولًا. ويجوز أن يحوي ملف المرضى حتى 5 ميغابايت و2,000 صف؛ وقسّم الملف الأكبر إلى اثنين قبل الرفع.

إن تركت Clinigim، هل آخذ بياناتي ملف Excel؟

نعم. يحمّل صاحب العيادة المرضى والمعاملات والمواعيد والمصروفات والمدينين وقائمة نهاية اليوم ملف Excel في أي وقت. الخادم يجهّز الملف؛ فتأتي القائمة كلها لا الصفحة المعروضة على الشاشة فقط. وفي المعاملات يُطبَّق على الملف أيضًا مدى التاريخ والمرشحات الظاهرة على الشاشة. وصلاحية التصدير لا تُعطى للموظفين.