Psikologlar için danışan takip ve seans randevu programı

Danışan gizliliği için programda nelere bakılır?

Seans notu, danışanın en hassas bilgisidir. 6698 sayılı Kanun sağlık verisini özel nitelikli kişisel veri sayar; bu yüzden program seçerken “güvenli” etiketine değil, somut kurallara bakmak gerekir. Clinigim’de bugün çalışan kurallar şunlardır:

• Hızlı notlar yalnız yazana görünür. Klinik sahibi, sekreter ve diğer uzmanlar dahil kimse başkasının notunu açamaz; kural ekranda gizlemeyle değil, sunucuda uygulanır.
• Serbest metin klinik notları şifreli saklanır ve her klinik yalnız kendi verisini görür.
• Girişte iki adımlı doğrulama kullanılabilir; açık oturumlarınızı görür, hepsini tek seferde kapatabilirsiniz.
• Kayıtlar kimin, ne zaman girdiğiyle saklanır; yetkili yönetici işlem geçmişini görür.
• KVKK aydınlatma, tedavi, görüntü kullanımı ve pazarlama rızaları ayrı ayrı tutulur; hiçbiri önceden işaretli gelmez.
• Clinigim Türkiye’de geliştirilir ve işletilir; veritabanı Türkiye’deki bir veri merkezinde, hasta dosyaları ve şifreli yedekler AB’deki veri merkezlerinde tutulur; bağlantılar şifrelidir. Ayrıntılar güvenlik sayfasında ve veri işleme sözleşmesinde.

Haftalık seans, erteleme ve gelmeyen danışan nasıl izlenir?

Terapide danışan çoğu zaman her hafta aynı saatte gelir; seanslar aylarca sürer, arada erteleme ve iptal olur. Clinigim’de tekrarlayan randevu seçeneği yoktur; haftalık düzeni tedavi planıyla şöyle kurarsınız:

• Danışanın kartında bir tedavi planı açar, her seansı bir satır olarak ekler ve planlanan tarihini yazarsınız. Kaç seansın yapıldığı kartta, örneğin 3/8 olarak görünür.
• Her satırdan Randevu oluştur ile o haftanın randevusunu açarsınız; aynı odaya aynı saate ikinci randevu açılamaz.
• Ertelenen seansın randevusunu yeni saate taşırsınız; satırın tarihi randevuyla birlikte güncellenir.
• Gelmeyen danışanın randevusu Gelmedi olarak işaretlenir; kliniğin gelmeme ücreti tanımlıysa uygulanabilir. Daha önce gelmemiş bir danışanın yeni randevusunda uyarı rozeti görünür.
• Gelinmeyen seansı paketten düşüp düşmeme kararı sizindir; kuralı ilk görüşmede yazılı olarak paylaşın. Paket ve ödeme tarafı seans paketi takibi rehberinde.

Randevu aracı mı, danışan takip programı mı?

Yalnız randevu alan bir araç takvimi doldurur. Danışan takip programı ise randevunun öncesini ve sonrasını da tutar: seans notu, ödeme, kalan borç ve onam. Muayenehanesi olan ya da birden fazla uzmanla çalışan bir psikolog için fark ay sonunda, kasada ve dosyada ortaya çıkar.

İlgili rehberler

Bu sayfadaki konuları adım adım anlatan kısa yazılar.

• Seans paketi takibi nasıl yapılır?

  Beş ya da on seanslık paketin, ertelemelerin ve ödemenin kayıtta nasıl tutulacağı.

• Hasta borcu ve taksit takibi nasıl yapılır?

  Seans ücreti birikince borcu ve taksidi düzenli izlemek; hatırlatma mesajında ne yazılmayacağı.

• Hasta takibi Excel’den programa nasıl taşınır?

  Danışan listenizi Excel’den programa taşımanın yedi adımı.

Psikologların sorduğu sorular

Seans notlarımı gerçekten kimse göremez mi?

Hızlı notlar kişiye özeldir; yazan kullanıcı dışında kimse, klinik sahibi dahil, göremez. Bu bir görünürlük ayarı değil, sunucuda uygulanan bir kuraldır: başka bir kullanıcının isteği reddedilir. Danışanla ilgili ekibin bilmesi gereken bilgileri, örneğin iletişim tercihini, kartın ortak alanına ayrıca yazarsınız.

Online terapi yapıyorum, randevu sayfası işe yarar mı?

Evet. Randevu sayfanızı tek linkle paylaşırsınız; danışan saati seçer, randevu takviminize ve danışan kartına düşer. Clinigim görüntülü görüşme yapmaz; kullandığınız görüşme uygulamasının linkini randevu notuna eklersiniz. Randevu sayfası ödeme almaz; seans ücretini ya da kaporayı nasıl alacağınızı siz belirler, alınca kaydedersiniz.

Birden fazla psikologun çalıştığı merkez için uygun mu?

Evet. Her uzmanın kendi takvimi ve kendi hızlı notları vardır; sekreter randevuları görür ama notları göremez. Roller ve yetkiler Ekip ekranından ayarlanır; ciroyu ve raporları kimin göreceğine klinik sahibi karar verir. Odalar takvimde ayrı sütunlarda görünür, aynı odaya aynı saate ikinci seans yazılamaz.

Danışanın onam formunu programda tutabilir miyim?

Evet. Aydınlatılmış onam metnini danışan kartından yazdırır, imzalı kopyayı tarayıp karta dosya olarak eklersiniz. KVKK aydınlatma, tedavi, görüntü kullanımı ve pazarlama rızaları ayrı ayrı kaydedilir ve hiçbiri önceden işaretli gelmez. Onam metninin içeriği sizin sorumluluğunuzdadır; metni bir hukuk danışmanıyla hazırlamanızı öneririz.

Seans ücretini takip edebilir miyim, fatura keser mi?

Her seansı işlem olarak kaydedersiniz; nakit, kart ya da havale ayrı toplanır, kalan borç danışan kartında görünür ve borçlu danışanlar tek listede durur. Clinigim e-fatura ya da e-SMM düzenlemez; resmî belge için muhasebe programınızı veya mali müşavirinizi kullanırsınız. Vergi raporunu Excel’e aktarıp mali müşavirinize gönderebilirsiniz.

Uzun süre ara veren danışanı nasıl hatırlarım?

Ayarlar’da bir gün sayısı belirlersiniz; son görüşmesinden bu yana o kadar gün geçen danışanlar Kontrol Hatırlatma listesinde toplanır. Listeden WhatsApp mesajını tek dokunuşla açar, metni kendiniz yazarsınız. Bir danışanı bu dönem için atlayabilir ya da listeden tamamen çıkarabilirsiniz; terapiyi bilerek bitirmiş biri tekrar aranmaz.

Ücreti ne kadar?

Psikologlar için ayrı bir paket yoktur; tek odalı bir muayenehane de birkaç uzmanlı bir merkez de aynı paketlerden seçer. Türkiye’de üç paket var: aylık 999 ₺, 1.499 ₺ ve 2.499 ₺ (Ekim 2026). 14 gün kart bilgisi vermeden denersiniz; deneme bitince kliniğiniz kapanmaz, günlük bir kayıt hakkıyla devam eder.

Diğer branşlar

Clinigim tek bir program; her branş kendi diliyle anlatılmış.

Diş hekimi

DiyetisyenFizyoterapistEstetik klinikGüzellik merkezi

• Dermatoloji
• Kadın doğum
• Göz
• KBB
• Muayenehane