Seans paketi takibi nasıl yapılır?

Paket kaydında hangi alanlar tutulmalı?

Defterde de tabloda da programda da bir paket tek satırdır. Eksik bir alan, aylar sonra “kaç seansım kalmıştı, ne zamana kadar geçerliydi?” sorusunu cevapsız bırakır. Aşağıdaki alanlar yeterlidir; örnek değerler 8 seanslık tek bir paketin kaydını gösterir.

Her seansta paketten nasıl düşülür, haftada bir ne kontrol edilir?

Düşme işlemi seansın hemen ardından yapılır, gün sonuna bırakılmaz. Sıra defterle de tabloyla da aynıdır:

1. Hasta geldiğinde paketin satırını açın; kalan seansın sıfırdan büyük, geçerlilik tarihinin dolmamış olduğunu kontrol edin.
2. Seans yapıldıktan sonra tarihini seans listesine yazın.
3. Kullanılan seansı bir artırın, kalan seansı bir azaltın; ikisini birlikte güncelleyin.
4. Kalan seansı hastaya söyleyin ve bir sonraki randevuyu o anda verin.
5. Kalan seans sıfır olduğunda paketi kapatın; ödemesi tamamlanmamışsa kalan tutar borç listesinde kalır.

Haftada bir, aynı gün kısa bir kontrol yapın. Kalan seansı bir ya da ikiye inmiş paketleri, geçerlilik tarihi önümüzdeki haftalarda dolacak paketleri ve son seansından beri uzun süre gelmeyen hastaları listeleyin; eşikleri kliniğinize göre belirleyin.

Birinci grup yenileme konuşması, ikinci grup süre hatırlatması, üçüncü grup bir telefon gerektirir.

Peşin, taksitli ve kaporalı paket ödemesi nasıl izlenir?

Ödeme, seans sayısından ayrı bir kayıttır: paket tutarı, ödenen ve kalan. Taksit tarihlerini, gecikmiş taksidi ve kısmi ödemeyi izleme yöntemi hasta borcu ve taksit takibi rehberinde adım adım anlatılıyor. Pakete özgü olan, üç ödeme biçiminin kayda nasıl yansıdığıdır:

• Peşin: paket tutarının tamamı ödenen alanına yazılır, kalan sıfırdır.
• Taksitli: her taksidin tarihi ve tutarı ayrı yazılır; seansların taksit ödenmeden yapılıp yapılamayacağı satışta belirlenir.
• Kaporalı: kapora ayrı satırda yazılır, paket satıldığında ödenen tutara dahil edilir.

Paket parası, alındığı günün kasasına girer; seansın yapıldığı günün kasasına değil. Nakit, kart ve havale toplamlarının tutması için gün sonu kasa rehberindeki sırayı izleyin.

Gelmeyen, iptal edilen ve süresi dolan seans nasıl ele alınır?

Bu durumların cevabı kliniğe aittir. Önemli olan kuralın satış sırasında hastaya söylenmesi, yazılı olması ve herkese aynı uygulanmasıdır; programlar ve rehberler bu kuralı sizin yerinize belirlemez.

• Gelmeyen seans: paketten düşüp düşmeyeceğini baştan belirleyin. Düşüyorsa kullanılanı artırın ve nota “gelmedi” yazın; düşmüyorsa seansı yeniden planlayın.
• Önceden iptal edilen seans: iptal için tanıyacağınız süreyi satışta söyleyin ve bu süre içindeki iptalin paketten düşüp düşmeyeceğini yazın.
• Süresi dolan paket: geçerlilik tarihi geçtiğinde kalan seansın sona erip ermeyeceğini ya da uzatılıp uzatılmayacağını satışta bildirin. Tarihi geçmiş ama seansı kalmış paketleri haftalık kontrolde ayrı işaretleyin.
• Yarıda kalan paket: iade yapılacaksa kullanılan seansların hangi fiyatla sayılacağını önceden yazın. İade, tutarı ve nedeniyle ayrı bir satır olarak kaydedilir; eski satır silinmez.

Tüketici hukukundan doğan iade ve cayma yükümlülükleri bu yazının konusu değildir; bunun için hukuk danışmanınıza başvurun.

Clinigim’de seans paketi takibi nasıl yapılır, neyi yapmaz?

Clinigim’de “seans paketi” adıyla ayrı bir kayıt ya da kalan seansı kendiliğinden düşen bir sayaç yoktur. Paketi hasta kartında Tedavi planı olarak tutarsınız: plana paketin adını verir, her seans için bir satır eklersiniz. Hasta takip programında paket takibi bugün şöyle çalışır:

• Hasta kartındaki Tedavi planı sekmesinde yeni plan açar, başlığa paketin adını yazarsınız. Her seans bir satırdır: hizmet, adet, birim fiyat, isteğe bağlı doktor, planlanan tarih ve not. Satır bir bütün olarak Yapıldı olur; seansları tek tek saymak için her seansa ayrı satır ekleyin.
• Satırdan Randevu oluştur ile seansın randevusunu açarsınız; randevu satıra bağlanır ve satırın tarihini randevu belirler. Planlanan tarihi geçen satır Gecikti olarak işaretlenir.
• Seans yapılınca satırı Yapıldı yaparsınız. Yapıldı — işlem oluştur, işlem formunu satırın hizmeti ve tutarıyla dolu açar ve kaydedilen işlemi satıra bağlar. Paketi tek işlem olarak sattıysanız seansları Yapıldı (işlem olmadan) ile sayın; kasaya ikinci bir kayıt düşmez.
• Hasta kartının Genel bakış sekmesindeki Aktif tedavi planı kartı yapılan ve toplam satırı, ilerleme çubuğunu ve ilk dört satırı gösterir. Kartın üstündeki kutularda Ödenen ve Kalan borç görünür; taksit varsa sonraki taksit tarihi de yazar.
• Planın Toplam, Yapılan ve Kalan tutarları yapılan işin değerini gösterir, tahsilatı değil. Ödeme, borç ve taksit işlem tarafındadır: Borçlu Hastalar, Taksit Planı Kur ve randevuda Kapora Alındı.
• Paketin kurallarını plan notuna yazabilir, planı yazdırıp hastaya imzalatabilirsiniz; çıktıda “Hasta adı, soyadı ve imzası” satırı vardır.
• Randevu Gelmedi ya da İptal olarak işaretlenir ve listede bu durumlara göre süzülür. Kliniğin gelmeme ücreti tanımlıysa Gelmedi’de uygulanabilir. Tedavi planını görmek ve düzenlemek ayrı personel yetkileridir.

Clinigim kalan seansı randevuda ya da hasta kartında kendiliğinden saymaz, paketi bir kez tanımlayıp her hastaya uygulayan bir şablon sunmaz ve geçerlilik tarihi alanı ya da süre dolumu uyarısı içermez. Seansı siz satır satır işaretler, süreyi plan notuna yazar, haftalık kontrolü kendiniz yaparsınız; gelmeyen seansı paketten düşürme kararı da sizindir. Otomatik WhatsApp hatırlatması henüz yok, yakında; şimdilik hatırlatmayı telefonla ya da kendi mesajınızla yaparsınız. Clinigim e-fatura kesmez; resmî belge konusunda mali müşavirinize danışın.

Sık sorulanlar

Seans paketi takibi Excel’de yapılabilir mi?

Evet, paket sayısı azsa ve kayıtları tek kişi tutuyorsa yapılabilir. Ad, toplam seans, kullanılan, kalan, paket tutarı, ödenen ve geçerlilik tarihi sütunları yeterlidir. Sorun, birden fazla kişi aynı dosyayı kullandığında ve kalan seans elle güncellendiğinde başlar; sayılar gerçek durumdan sapar. Clinigim’de paketi tedavi planı olarak tutar, ilerlemeyi hasta kartında görürsünüz.

Hasta seansa gelmezse paketten düşer mi?

Bu kliniğin kararıdır; önemli olan kuralı satışta söylemeniz ve yazılı tutmanızdır. Bazı klinikler gelmeyen seansı düşer, bazıları yeniden planlar. Düşecekse kullanılan seansı artırıp nota “gelmedi” yazın. Clinigim’de randevu Gelmedi olarak işaretlenir; kliniğin gelmeme ücreti tanımlıysa uygulanabilir, ama plan satırını paketten düşürme kararı sizindir.

Paketin süresi dolunca kalan seanslar ne olur?

Bunu kliniğin kuralı belirler: seanslar sona erebilir, uzatılabilir ya da ücretli yenilenebilir. Hangisini seçerseniz seçin, geçerlilik tarihiyle birlikte satışta yazılı bildirin. Clinigim’de ayrı bir geçerlilik tarihi alanı ve süre dolumu uyarısı yoktur; tarihi plan notuna yazar, süresi yaklaşan paketleri haftalık kontrolde kendiniz bulursunuz.

Clinigim’de seans paketi nasıl takip edilir?

Hasta kartında Tedavi planı açar, başlığa paketin adını yazar ve her seans için bir satır eklersiniz. Seans yapılınca satırı Yapıldı yaparsınız; Genel bakış sekmesinde yapılan ve toplam satır sayısı ile Ödenen, Kalan borç kutuları görünür. Ayrı bir seans paketi kaydı ve kalan seansı kendiliğinden düşen sayaç yoktur.

Paket ödemesi taksitliyse seanslar ne zaman başlar?

Bunu satışta siz belirlersiniz: seanslar ilk ödemeyle başlayabilir ya da belirli bir tutar ödenince açılabilir. Kural ne olursa olsun yazılı tutun. Clinigim’de paketin satış işleminde Taksit Planı Kur ile 2, 3, 4, 6, 9 ya da 12 taksit seçer, ilk vade tarihini yazarsınız; seansları ise tedavi planında ayrıca işaretlersiniz.