Hasta borcu ve taksit takibi nasıl yapılır?

Borç kaydında hangi alanlar tutulmalı?

Defterde de tabloda da programda da borç satırı aynı alanlardan oluşur. Eksik bir alan, aylar sonra “bu ne zamandı, kim aramıştı?” sorusunu cevapsız bırakır.

Kısmi ödeme ve taksit planı adım adım nasıl kaydedilir?

Kısmi ödeme ve taksit aynı yöntemin iki halidir: kalan tutarı parçalara bölüp her parçanın tarihini yazmak. Defterde ya da Excel’de şu sırayı izleyin:

1. İşlemi toplam tutarıyla yazın. Peşinat alındıysa ödenen sütununa işleyin ve kalanı çıkarın.
2. Kalan tutarı hastayla konuşarak taksit sayısına bölün; her taksidin vade tarihini ve tutarını yazın.
3. Taksit tarihlerini hastaya yazılı verin; böylece tarih konusunda ortak bir kayıt olur.
4. Her ödeme geldiğinde ilgili taksidi ödendi yapın; tarihini, yöntemini ve gerçekten ödenen tutarı yazın.
5. Hasta taksitten az ya da fazla öderse farkı sonraki taksite işleyin ve nota yazın; sessizce silmeyin.
6. Vadesi geçen taksidi aynı gün işaretleyin ki kimin aranacağı listeden okunsun.

Kapora, paket ve seans ödemesi alacakla nasıl karışmaz?

Kapora, randevudan önce alınan paradır; borç değil, peşin ödemedir. Alacak sütununa yazarsanız hastanın borcu olduğundan fazla görünür, hiç yazmazsanız kasa tutmaz. Kaporayı ayrı satırda yazın, hasta işleme geldiğinde ödenen tutara dahil edin. Kasa tarafı için gün sonu kasa rehberine bakabilirsiniz.

Aynı ayrım branşa göre farklı görünür. Diş hekiminde tedavi planı kalem kalem ilerler; estetik klinikte kapora işlem gününden önce alınır; psikologda ödeme çoğunlukla seans başınadır; diyetisyende paket tek satırda tutulabilir. Alanlar değişmez: toplam, ödenen, kalan ve tarih. Paketin kalan seansını izlemek için seans paketi takibi rehberine bakın.

Haftalık borç kontrolü, hatırlatma ve düzeltme nasıl yapılır?

Borç, listeye bakılmadığı sürece büyür. Haftada bir, aynı gün ve aynı kişiyle yapılan kısa bir kontrol yeter. Listeyi kalan tutara ve gecikme gününe göre sıralayın; her hasta için kimin, ne zaman, nasıl hatırlatacağını yanına yazın.

Hatırlatma mesajını kısa ve nazik tutun. Sağlık bilgisi özel nitelikli kişisel veridir; bu yüzden mesaj yalnızca tutarı ve vade tarihini içermelidir.

• Yazın: hastanın adı, kalan tutar, vade tarihi ve ödeme yöntemleri.
• Yazmayın: tanı, tedavi ya da işlem adı, ilaç ve randevu nedeni.
• Mesajı yalnız hastanın kendi numarasına gönderin; ortak hesaplara ve gruplara göndermeyin.

Listeye bakarken yanlış girilmiş bir ödeme çıkabilir; önemli olan düzeltmenin izinin kalmasıdır. Defterde satırı silip üzerine yazarsanız, kasayla borç listesinin neden tutmadığı sorusu cevapsız kalır. Yanlış kaydı çizin, yanına tarihi ve nedeni yazın, doğru kaydı altına ekleyin; iade ve iptal de ayrı bir satır olur. Excel’de satırı silmek yerine düzeltme satırı eklemek aynı işi görür.

Clinigim’de hasta borcu ve taksit takibi nasıl yapılır?

Clinigim’de borç, taksit ve kapora için ayrı bir defter tutmazsınız; hepsi işlemin kendisinden okunur. Tahsilat ve borç takibi özellikleri bugün uygulamada şöyle çalışır:

• İşlem satırında tutar, ödenen ve kalan ayrı görünür; durum Ödendi, Kısmi Ödendi ya da Ödenmedi olarak işaretlenir.
• Borçlu Hastalar listesinde hasta adı, telefon ve borç tek satırdadır. Ad ya da telefonla arar, borca ya da ada göre sıralar, Tahsil ile ödemeyi alırsınız; tutar hastanın borcuyla önceden dolar. Panelde açık borç toplamı ve borçlu sayısı da görünür.
• Kalan borcu olan işlemde Taksit Planı Kur ile 2, 3, 4, 6, 9 ya da 12 taksit seçer, ilk vade tarihini yazarsınız. Tarihleri ve tutarları satır satır düzeltebilirsiniz.
• Her taksit ödendiğinde yöntemi seçersiniz; kartta POS cihazı da seçilir. Vadesi geçen taksit gecikmiş olarak işaretlenir.
• Hasta borcunu Tahsil ile ödediğinde tutar açık taksitlere sırayla işlenir; taksit satırında “Borç tahsilatından ödendi” yazar.
• Randevuda Kapora Alındı işaretlenen kapora tahsilat kaydı olur ve Raporlar’daki Kapora Tahsilatları sekmesinde ayrıca görünür; tahsilata zaten dahildir, iki kez sayılmaz.
• Raporlar’daki Beklenen Tahsilat sekmesi gecikenleri, bu haftaki ve seçtiğiniz aralıktaki taksitleri listeler; satırdan Tahsilat Al ile ödeme alınır.
• Yanlış tahsilat Geri al ile geri alınır; hastanın borcu geri yükselir, kayıt denetim günlüğünde kalır.

Sık sorulanlar

Hasta borcu Excel’de takip edilebilir mi?

Evet, hasta sayısı azsa ve kayıtları tek kişi tutuyorsa edilebilir. Hasta, işlem, toplam, ödenen, kalan ve vade sütunları yeterlidir. Sorun, birden fazla kişi aynı dosyayı kullandığında ve kalan tutar elle güncellendiğinde başlar; liste gerçek durumdan sapar. Programda kalan, her ödemeyle kendiliğinden güncellenir.

Hasta taksidi geciktirirse ne yapılır?

Taksidi ödenmemiş bırakın, ödeme gelince gerçek tarihiyle işleyin; vade tarihini sessizce ileri almayın. Hastayı aynı gün arayın ve konuşulan yeni tarihi nota yazın. Clinigim’de vadesi geçen taksit gecikmiş olarak işaretlenir ve Beklenen Tahsilat raporunda gecikenler ayrı görünür; satırdan Tahsilat Al ile ödeme alınabilir.

Kapora hasta borcu sayılır mı?

Hayır. Kapora, hastanın önceden ödediği paradır ve işlem tutarından düşmüş sayılır; borç olarak yazarsanız alacak olduğundan fazla görünür. Kaporayı ayrı satırda tutup işlem kapanırken ödenen tutara dahil edin. Clinigim’de randevuda Kapora Alındı işaretlendiğinde kapora bir tahsilat kaydı olur, tahsilatlara dahildir ve Raporlar’da ayrıca görünür.

Borç hatırlatma mesajında neler yazılmalı?

Yalnızca hastanın adı, kalan tutar ve vade tarihi yazılmalıdır. Tanı, tedavi ya da işlem adı yazılmaz; sağlık bilgisi özel nitelikli kişisel veridir. Mesajı yalnız hastanın kendi numarasına gönderin. Clinigim’de otomatik WhatsApp hatırlatması henüz yok, yakında; şimdilik hatırlatmayı telefonla ya da kendi mesajınızla yaparsınız.

Clinigim’de taksit planı nasıl kurulur?

Kalan borcu olan işlemde Taksit Planı Kur’a dokunursunuz. 2, 3, 4, 6, 9 ya da 12 taksit seçer, ilk vade tarihini yazarsınız; tarihler ve tutarlar listelenir, satır satır düzeltebilirsiniz. Yeni işlem oluştururken de aynı seçenek açılır. Clinigim gecikme faizi hesaplamaz, senet ya da icra takibi yapmaz.